Warum Preise pro User vorbei sind

Fast jede Software für Unternehmen wird pro User verkauft. Das hat sich so eingebürgert, dass kaum jemand es noch hinterfragt. Wir haben es hinterfragt und uns dagegen entschieden. Hier steht, warum, und was wir stattdessen tun.

Lizenzen pro User bestrafen das Falsche

Ein Preis pro User macht jede zusätzliche Person teurer. Das klingt fair, hat aber eine Nebenwirkung: Unternehmen beginnen, Zugänge zu rationieren.

Die Folgen kennt jeder, der schon einmal eine Lizenzverlängerung verhandelt hat. Die Aushilfe bekommt keinen eigenen Zugang und nutzt den Login einer Kollegin. Das Lager arbeitet mit ausgedruckten Listen, weil drei zusätzliche Lizenzen nicht im Budget sind. Der Außendienst schickt Zahlen per Mail, statt sie selbst einzutragen. Bei jeder Verlängerung wird um Plätze gefeilscht, und irgendwer zählt, wer sich zuletzt eingeloggt hat.

Das Ergebnis ist das Gegenteil dessen, was Software leisten soll. Statt dass alle mit denselben Daten arbeiten, arbeiten manche drin und andere drumherum.

Bei eigenen Apps wird es absurd

Mit Vibe Coding kommt ein zweiter Grund dazu. Wenn Teams ihre eigenen Apps bauen, wäre ein Preis pro User und pro App ein Hemmschuh für jede neue Idee. Wer überlegt, ob sich eine kleine App für fünf Leute lohnt, sollte über den Ablauf nachdenken, nicht über Lizenzen.

Eine App für Schichtübergaben ist am wertvollsten, wenn wirklich jede Schicht sie nutzt. Ein Mitarbeiterverzeichnis taugt nur, wenn alle drinstehen. Software, die in einem Unternehmen wirkt, braucht alle Beteiligten, nicht nur die, für die gerade eine Lizenz übrig war.

Was wir stattdessen abrechnen

Openbase.one kostet pro Workspace. User, Postfächer und Apps sind in jedem Tarif unbegrenzt. Die Tarife unterscheiden sich nur in dem, was tatsächlich Ressourcen verbraucht: Speicher und ausgehende Mails.

Starter, 199 € im Monat: 250 GB Speicher, 10.000 ausgehende Mails im Monat.
Growth, 349 € im Monat: 1 TB Speicher, 50.000 ausgehende Mails im Monat.
Scale, 549 € im Monat: 5 TB Speicher, 250.000 ausgehende Mails im Monat.
Enterprise: nach Bedarf, auf Anfrage.

Jede App aus dem App Store und jede App, die ihr selbst baut, ist enthalten. Eine Lizenz pro App gibt es nicht. Installieren kostet auch keine KI: Ihr bekommt die veröffentlichte, geprüfte Version, ohne Build.

Wer neu ins Team kommt, kostet nichts extra. Ladet alle ein, die mitarbeiten sollen: Azubis, Aushilfen, Lager, Außendienst, Geschäftsführung.

KI zum Einkaufspreis

Ein Teil der Kosten hängt tatsächlich vom Verbrauch ab, und das sagen wir offen: die KI. Wenn ein Build-Agent eine App baut oder ein Assistent eine Datei zusammenfasst, entstehen Modellkosten. Die lassen sich nicht seriös in eine Pauschale pressen, ohne dass entweder ihr zu viel zahlt oder irgendwo still gedrosselt wird.

Deshalb gibt es KI-Guthaben. 1 € Guthaben kauft 1 € Modellkosten, zum Einkaufspreis des Modells. Beim Aufladen kommen 10 % Servicegebühr dazu, offen auf der Rechnung. Automatisches Aufladen könnt ihr einschalten, müsst ihr aber nicht. Guthaben verfällt nicht.

Die ehrlichen Grenzen

Ein Workspace-Preis ist nicht für jedes Unternehmen automatisch günstiger. Ein Team aus drei Personen, das nur Mail und Dateien braucht, zahlt mit 199 € im Monat womöglich mehr als für ein paar Einzellizenzen. Das Modell rechnet sich, wenn viele Menschen mitarbeiten und mehrere Werkzeuge in einem Workspace zusammenkommen.

Auch Support kostet extra, wenn ihr mehr wollt als den Plattform-Support. Der ist in jedem Tarif enthalten: Ausfälle, Fehler, Abrechnung und Sicherheit, nach bestem Bemühen. Hilfe bei euren eigenen Apps gibt es mit einem Support-Vertrag pro Workspace:

Care, 890 € im Monat: zwei benannte Ansprechpartner, erste Antwort innerhalb eines Werktags, vier Stunden Hilfe bei euren Apps pro Monat.
Premium, 2.790 € im Monat: fünf Ansprechpartner, Antwort innerhalb von vier Geschäftsstunden, zwölf Stunden Hilfe, Prüfung neuer Apps vor dem Livegang, ein fester Ansprechpartner und ein Quartals-Review.

Weitere Stunden kosten 170 €. Dazu kommen einmalige Pakete: Schulung für 490 €, Onboarding für 1.990 €, Migration und eine für euch gebaute App jeweils ab 3.990 €.

Auch das rechnen wir pro Workspace, nicht pro User.

Rechnet selbst nach

Wir wollen niemanden mit einer Beispielrechnung überreden, die zufällig für uns spricht. Legt eure aktuellen Lizenzkosten neben eure Teamgröße und schaut, welcher Teil davon mit jeder neuen Person wächst. Dann wisst ihr, ob ein Workspace-Preis für euch passt.

Unsere Wette ist einfach: Software wird wertvoller, je mehr Menschen im Unternehmen sie nutzen. Ein Preismodell sollte das belohnen, nicht bestrafen.

Kostenlos starten

Ihr könnt Openbase.one kostenlos ausprobieren, mit einmalig 15 € KI-Guthaben und ohne Kreditkarte. Alle Tarife, Support-Verträge und Pakete stehen auf der Preisseite.