Personvernerklæring

Denne oversettelsen er til informasjon. Ved avvik gjelder den tyske versjonen (Datenschutzerklärung).

1. Behandlingsansvarlig

The Nexus Collective GmbH («vi», «oss», «vår»), Poststraße 14-16, 20354 Hamburg, Tyskland, er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysningene dine når du bruker Openbase.one (getopenbase.ai).

Registrert ved Amtsgericht Hamburg under HRB 196591. MVA-nummer: DE459881075.

Kontakt: [email protected]

2. Data vi samler inn

Account data: Name, email address, and profile picture, provided by your SSO provider (Google Workspace or Microsoft Entra ID) or entered by you or your workspace administrator.
Sign-in data: If you use a workspace password, we store only a salted hash of it (Argon2id), never the password itself. Authenticator-app secrets are stored encrypted, app passwords only as hashes. We record when they were created and last used, so that you can review and revoke them. When you set a password, we check it against passwords known from data breaches using the Pwned Passwords service; only the first five characters of a hash of the password leave our servers, never the password itself or who you are.
Organization data: Your email domain is used to automatically associate you with your organization's workspace.
Usage data: AI model usage, token counts, and costs associated with your account for billing and analytics purposes.
Conversation data: Messages you send and receive within Openbase.one, including AI-generated responses.
Technical data: IP address, browser type, and access timestamps for security and operational purposes.
Kontodata: Navn og e-postadresse; når du logger inn med Google Workspace eller Microsoft Entra ID, også profilbildet fra denne leverandøren. Når du logger inn med passord, lagrer vi bare en hash av det, aldri selve passordet.
Organisasjonsdata: E-postdomenet ditt brukes til automatisk å knytte deg til organisasjonens workspace.
Bruksdata: Bruk av KI-modeller, antall tokens og kostnader knyttet til kontoen din, til fakturering og analyse.
Faktureringsdata: Bestilt plan, fakturaer, påfyllinger og transaksjoner med KI-kreditt. Betalingsopplysninger som kortnumre behandles av Stripe; vi lagrer bare en referanse til betalingsmiddelet.
Samtaledata: Meldinger du sender og mottar i Openbase.one, inkludert KI-genererte svar.
Tekniske data: IP-adresse, nettlesertype og tidspunkter for tilgang, av hensyn til sikkerhet og drift.

3. Formål og rettslig grunnlag

Oppfyllelse av avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b GDPR): Behandling av konto- og samtaledata for å levere tjenesten Openbase.one.
Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f GDPR): Bruksanalyse, sikkerhetsovervåking og forbedring av tjenesten.
Rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 bokstav c GDPR): Oppbevaring av regnskapsdokumentasjon slik skatte- og handelsretten krever.

4. Databehandlere

Vi bruker følgende tredjepartstjenester for å drive Openbase.one:

DigitalOcean (Frankfurt, Tyskland) — drift av applikasjonen og administrert PostgreSQL.
Cloudflare — CDN, fillagring (R2, EU-region) og DDoS-beskyttelse.
OpenRouter / leverandører av KI-modeller — KI-inferens. Samtaleinnhold sendes til den valgte leverandøren av KI-modellen. Ingen trening på dataene dine.
Stripe — betalingsbehandling, administrasjon av abonnement og lagring av betalingsmiddelet for automatisk påfylling av KI-kreditt.
Resend — utsending av transaksjonelle e-poster.
Sentry — feilovervåking (ingen personopplysninger logges).

Alle databehandlere er bundet av databehandleravtaler (DPA) og egnede garantier etter GDPR.

5. Lagringstid

Aktive workspaces: Konto- og samtaledata lagres så lenge avtalen varer.
Workspaces på pause (paused): Når prøvekreditten er brukt opp eller en plan avsluttes, settes workspacet på pause og kan bare leses. Dataene bevares uendret til en plan bestilles, kreditt fylles på eller workspacet sies opp.
Oppsagte workspaces (cancelled): Etter uttrykkelig oppsigelse slettes alle data i workspacet fullstendig innen 30 dager.
Regnskapsdokumentasjon: Oppbevares i 10 år slik tysk handels- og skatterett krever.
Serverlogger: Slettes automatisk etter 90 dager.

6. Dine rettigheter

Etter GDPR har du rett til å:

Få innsyn i personopplysningene dine
Få rettet uriktige opplysninger
Kreve sletting av opplysningene dine
Begrense eller protestere mot behandlingen
Dataportabilitet
Klage til en tilsynsmyndighet

For å utøve rettighetene dine, kontakt [email protected].

7. Informasjonskapsler

Openbase.one bruker bare strengt nødvendige informasjonskapsler for autentisering og øktstyring. Vi bruker ikke informasjonskapsler for reklame eller sporing. For strengt nødvendige informasjonskapsler kreves det ikke et samtykkebanner etter GDPR.

8. Bruk av KI-modeller

Når du bruker KI-funksjoner i Openbase.one, sendes samtaleinnholdet ditt til leverandører av KI-modeller via OpenRouter. Disse leverandørene behandler det du skriver, utelukkende for å generere et svar, og bruker ikke dataene dine til å trene modeller. Administratorer kan begrense tillatte modeller og leverandører per workspace; i EU-modus begrenses rutingen til leverandører som har reservert seg mot bruk av treningsdata.

9. Google API Services — brukerdata

Openbase.one tilbyr valgfrie integrasjoner med Google-tjenester (Gmail, Google Kalender, Google Disk, Google Kontakter, Google Tasks og Google Workspace Directory). Disse integrasjonene er helt frivillige. Du kobler til Google-kontoen din uttrykkelig og kan når som helst trekke tilbake tilgangen.

Erklæring om begrenset bruk (Limited Use)

Openbase.ones bruk og overføring av informasjon mottatt fra Google API-er til andre applikasjoner følger Google API Services User Data Policy, inkludert kravene om begrenset bruk (Limited Use). Konkret gjelder at vi:

Bare bruker Google-brukerdata til å levere og forbedre funksjonene du uttrykkelig ber om i Openbase.one.
Ikke overfører Google-brukerdata til tredjeparter, med mindre det er nødvendig for å levere de ønskede funksjonene eller loven krever det.
Ikke bruker Google-brukerdata til reklameformål.
Ikke lar mennesker lese Google-brukerdata, med mindre du har gitt uttrykkelig tillatelse, det er nødvendig av sikkerhetshensyn eller loven krever det.

Hvilke Google-data vi bruker og hvorfor

Gmail (gmail.modify, gmail.send) — Vi leser metadata for e-post (avsender, emne, dato), utdrag og fullt meldingsinnhold slik at KI-assistenten kan søke i innboksen din, oppsummere tråder og skrive utkast til svar på dine vegne. Vi sender e-post bare etter at du uttrykkelig har gjennomgått og godkjent utkastet. Vi lagrer ikke e-postinnhold permanent — det behandles i minnet for å generere KI-svaret og forkastes umiddelbart etterpå.

Google Kalender (calendar.readonly, calendar.events) — Vi leser kalenderhendelsene dine slik at KI-assistenten kan sjekke når du er ledig, oppsummere timeplanen din og forberede møter. Når du ber om det, oppretter eller oppdaterer vi kalenderhendelser på dine vegne. Hendelsesdata behandles i minnet og lagres ikke permanent utover metadataene som trengs for å bekrefte at operasjonen lyktes.

Google Disk (drive.readonly, drive) — Vi får tilgang til filene dine i Disk slik at KI-assistenten kan søke i, lese og oppsummere dokumenter. Når du uttrykkelig ber om det, oppretter eller oppdaterer vi dokumenter i Disk (f.eks. for å lagre en rapport eller et møtereferat). Filinnhold behandles i minnet for å generere KI-svaret og lagres ikke på serverne våre.

Google Kontakter (contacts.readonly) — Vi leser kontaktlisten din slik at KI-assistenten kan identifisere personer du nevner ved navn, slå opp e-postadresser og gi kontekst om det profesjonelle nettverket ditt. Kontaktdata lagres ikke permanent.

Google Tasks (tasks) — Vi leser og oppretter oppgaver i Google Tasks slik at KI-assistenten kan administrere gjøremålslistene dine, markere oppgaver som fullført og opprette nye oppgaver når du ber om det.

Google Workspace Directory (admin.directory.user.readonly) — For Google Workspace-kontoer kan vi lese organisasjonskatalogen slik at KI-assistenten kan identifisere kolleger, forstå organisasjonsstrukturen og sende forespørsler til riktige personer. Disse dataene lagres ikke permanent.

Lagring og sikkerhet

OAuth-tilgangstokener og oppdateringstokener for Google-tjenester krypteres ved lagring med AES-256-GCM og lagres sikkert i databasen vår. Tokendata logges aldri. Innholdet i Google-dataene dine (e-poster, dokumenter, kalenderhendelser, kontakter) behandles bare i minnet og lagres aldri permanent på serverne våre. Vi bruker Google-dataene dine utelukkende til å oppfylle forespørslene du gjør til KI-assistenten i økten.

Trekke tilbake tilgang

Du kan når som helst koble fra en Google-integrasjon i innstillingene for koblinger i Openbase.one. Da slettes de lagrede OAuth-tokenene dine umiddelbart. Du kan også trekke tilbake tilgangen direkte på siden for tillatelser i Google-kontoen din.

10. Endringer

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen. Vesentlige endringer varsles i applikasjonen eller på e-post. Fortsatt bruk av Openbase.one etter endringene regnes som aksept.