Skip to content

Informacje prawne

Polityka prywatności

Jakie dane przetwarza Openbase.one, z jakich podmiotów przetwarzających korzystamy i jakie prawa przysługują Ci na mocy RODO.

Ostatnia aktualizacja: 2 listopada 2026

To tłumaczenie ma charakter informacyjny. W razie rozbieżności rozstrzyga wersja niemiecka (Datenschutzerklärung).

1. Administrator

The Nexus Collective GmbH («my», «nas», «nasz»), Poststraße 14-16, 20354 Hamburg, Niemcy, jest administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych podczas korzystania z Openbase.one (getopenbase.ai).

Wpisana do rejestru w Amtsgericht Hamburg pod numerem HRB 196591. Numer identyfikacyjny VAT: DE459881075.

Kontakt: [email protected]

2. Jakie dane zbieramy

  • Account data: Name, email address, and profile picture, provided by your SSO provider (Google Workspace or Microsoft Entra ID) or entered by you or your workspace administrator.

  • Sign-in data: If you use a workspace password, we store only a salted hash of it (Argon2id), never the password itself. Authenticator-app secrets are stored encrypted, app passwords only as hashes. We record when they were created and last used, so that you can review and revoke them. When you set a password, we check it against passwords known from data breaches using the Pwned Passwords service; only the first five characters of a hash of the password leave our servers, never the password itself or who you are.

  • Organization data: Your email domain is used to automatically associate you with your organization's workspace.

  • Usage data: AI model usage, token counts, and costs associated with your account for billing and analytics purposes.

  • Conversation data: Messages you send and receive within Openbase.one, including AI-generated responses.

  • Technical data: IP address, browser type, and access timestamps for security and operational purposes.

  • Dane konta: Imię i nazwisko oraz adres e-mail; przy logowaniu przez Google Workspace lub Microsoft Entra ID także zdjęcie profilowe od tego dostawcy. Przy logowaniu hasłem przechowujemy wyłącznie jego hash, nigdy samo hasło.

  • Dane organizacji: Domena Twojego adresu e-mail służy do automatycznego przypisania Cię do workspace Twojej organizacji.

  • Dane o użyciu: Korzystanie z modeli AI, liczba tokenów i koszty związane z Twoim kontem, do celów rozliczeń i analiz.

  • Dane rozliczeniowe: Zamówiony plan, faktury, doładowania i transakcje środków na AI. Dane płatnicze, takie jak numery kart, przetwarza Stripe; przechowujemy wyłącznie odniesienie do metody płatności.

  • Dane rozmów: Wiadomości wysyłane i odbierane w Openbase.one, w tym odpowiedzi generowane przez AI.

  • Dane techniczne: Adres IP, typ przeglądarki i czas dostępu, do celów bezpieczeństwa i eksploatacji.

3. Cel i podstawa prawna

  • Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Przetwarzanie danych konta i rozmów w celu świadczenia usługi Openbase.one.
  • Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Analiza użycia, monitorowanie bezpieczeństwa i ulepszanie usługi.
  • Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): Przechowywanie dokumentacji rozliczeniowej zgodnie z wymogami prawa podatkowego i handlowego.

4. Podmioty przetwarzające

Do prowadzenia Openbase.one korzystamy z następujących usług zewnętrznych:

  • DigitalOcean (Frankfurt, Niemcy) — hosting aplikacji i zarządzany PostgreSQL.
  • Cloudflare — CDN, przechowywanie plików (R2, region UE) i ochrona przed atakami DDoS.
  • OpenRouter / dostawcy modeli AI — inferencja AI. Treść rozmów jest przesyłana do wybranego dostawcy modelu AI. Twoje dane nie są używane do trenowania.
  • Stripe — obsługa płatności, zarządzanie subskrypcją i przechowywanie metody płatności na potrzeby automatycznego doładowania środków na AI.
  • Resend — wysyłka e-maili transakcyjnych.
  • Sentry — monitorowanie błędów (dane osobowe nie są logowane).

Wszystkie podmioty przetwarzające są związane umowami powierzenia przetwarzania danych (DPA) i odpowiednimi zabezpieczeniami zgodnie z RODO.

5. Okres przechowywania

  • Aktywne workspace: Dane konta i rozmów są przechowywane przez czas trwania umowy.
  • Wstrzymane workspace (paused): Gdy środki z okresu próbnego się wyczerpią lub plan się zakończy, workspace zostaje wstrzymany i jest dostępny tylko do odczytu. Dane pozostają niezmienione do czasu zamówienia planu, doładowania środków lub wypowiedzenia workspace.
  • Wypowiedziane workspace (cancelled): Po wyraźnym wypowiedzeniu wszystkie dane workspace są całkowicie usuwane w ciągu 30 dni.
  • Dokumentacja rozliczeniowa: Przechowywana przez 10 lat zgodnie z wymogami niemieckiego prawa handlowego i podatkowego.
  • Logi serwera: Automatycznie usuwane po 90 dniach.

6. Twoje prawa

Na mocy RODO masz prawo do:

  • Dostępu do swoich danych osobowych
  • Sprostowania nieprawidłowych danych
  • Żądania usunięcia swoich danych
  • Ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu
  • Przenoszenia danych
  • Wniesienia skargi do organu nadzorczego

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z [email protected].

7. Pliki cookie

Openbase.one używa wyłącznie niezbędnych plików cookie do uwierzytelniania i zarządzania sesją. Nie używamy plików cookie do celów reklamowych ani śledzenia. W przypadku niezbędnych plików cookie RODO nie wymaga banera zgody.

8. Korzystanie z modeli AI

Gdy korzystasz z funkcji AI w Openbase.one, treść Twoich rozmów jest przesyłana przez OpenRouter do zewnętrznych dostawców modeli AI. Dostawcy ci przetwarzają Twoje dane wejściowe wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi i nie używają ich do trenowania modeli. Administratorzy mogą ograniczyć dozwolone modele i dostawców dla każdego workspace; w trybie UE routing jest ograniczony do dostawców, którzy wyłączyli wykorzystywanie danych do trenowania.

9. Google API Services — dane użytkownika

Openbase.one oferuje opcjonalne integracje z usługami Google (Gmail, Kalendarz Google, Dysk Google, Kontakty Google, Google Tasks i Google Workspace Directory). Integracje te są w pełni dobrowolne. Konto Google łączysz wyraźnie i możesz w każdej chwili cofnąć dostęp.

Oświadczenie o ograniczonym użyciu (Limited Use)

Korzystanie przez Openbase.one z informacji otrzymanych z interfejsów API Google i ich przekazywanie do innych aplikacji jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami ograniczonego użycia (Limited Use). W szczególności:

  • Używamy danych użytkownika Google wyłącznie do świadczenia i ulepszania funkcji, o które wyraźnie prosisz w Openbase.one.
  • Nie przekazujemy danych użytkownika Google osobom trzecim, chyba że jest to niezbędne do świadczenia żądanych funkcji lub wymaga tego prawo.
  • Nie używamy danych użytkownika Google do celów reklamowych.
  • Nie pozwalamy ludziom czytać danych użytkownika Google, chyba że wyraziłeś na to wyraźną zgodę, jest to niezbędne ze względów bezpieczeństwa lub wymaga tego prawo.

Do jakich danych Google uzyskujemy dostęp i dlaczego

Gmail (gmail.modify, gmail.send) — Odczytujemy metadane e-maili (nadawca, temat, data), fragmenty i pełną treść wiadomości, aby asystent AI mógł przeszukiwać Twoją skrzynkę, podsumowywać wątki i przygotowywać w Twoim imieniu wersje robocze odpowiedzi. E-maile wysyłamy dopiero po tym, jak wyraźnie przejrzysz i zatwierdzisz wersję roboczą. Nie przechowujemy trwale treści e-maili — jest ona przetwarzana w pamięci w celu wygenerowania odpowiedzi AI i natychmiast odrzucana.

Kalendarz Google (calendar.readonly, calendar.events) — Odczytujemy wydarzenia z Twojego kalendarza, aby asystent AI mógł sprawdzić Twoją dostępność, podsumować harmonogram i przygotować spotkania. Na Twoją prośbę tworzymy lub aktualizujemy wydarzenia w Twoim imieniu. Dane wydarzeń są przetwarzane w pamięci i nie są trwale przechowywane poza metadanymi potrzebnymi do potwierdzenia powodzenia operacji.

Dysk Google (drive.readonly, drive) — Uzyskujemy dostęp do Twoich plików na Dysku, aby asystent AI mógł wyszukiwać, czytać i podsumowywać dokumenty. Na Twoją wyraźną prośbę tworzymy lub aktualizujemy dokumenty na Twoim Dysku (np. zapisując raport lub notatkę ze spotkania). Treść plików jest przetwarzana w pamięci w celu wygenerowania odpowiedzi AI i nie jest przechowywana na naszych serwerach.

Kontakty Google (contacts.readonly) — Odczytujemy Twoją listę kontaktów, aby asystent AI mógł rozpoznawać osoby wymieniane z nazwiska, wyszukiwać adresy e-mail i dostarczać kontekst o Twojej sieci zawodowej. Dane kontaktów nie są przechowywane trwale.

Google Tasks (tasks) — Odczytujemy i tworzymy zadania w Google Tasks, aby asystent AI mógł zarządzać Twoimi listami zadań, oznaczać je jako wykonane i tworzyć nowe na Twoją prośbę.

Google Workspace Directory (admin.directory.user.readonly) — W przypadku kont Google Workspace możemy odczytywać katalog organizacji, aby asystent AI mógł rozpoznawać współpracowników, rozumieć strukturę organizacyjną i kierować prośby do właściwych osób. Dane te nie są przechowywane trwale.

Przechowywanie danych i bezpieczeństwo

Tokeny dostępu i tokeny odświeżania OAuth do usług Google są szyfrowane w spoczynku algorytmem AES-256-GCM i bezpiecznie przechowywane w naszej bazie danych. Dane tokenów nigdy nie są logowane. Treść Twoich danych Google (e-maile, dokumenty, wydarzenia, kontakty) jest przetwarzana wyłącznie w pamięci i nigdy nie jest trwale przechowywana na naszych serwerach. Korzystamy z Twoich danych Google wyłącznie w celu realizacji próśb kierowanych do asystenta AI w trakcie sesji.

Cofnięcie dostępu

Każdą integrację Google możesz w każdej chwili odłączyć w ustawieniach połączeń Openbase.one. Twoje zapisane tokeny OAuth są wtedy natychmiast usuwane. Dostęp możesz też cofnąć bezpośrednio na stronie uprawnień konta Google.

10. Zmiany

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą politykę prywatności. O istotnych zmianach informujemy w aplikacji lub e-mailem. Dalsze korzystanie z Openbase.one po wprowadzeniu zmian oznacza ich akceptację.